单一家族办公室固然在平时能够满足家族的需要，但是它的缺点就是人力的规模通常不大。

文 / 丁弘彬

自从新冠病毒肺炎疫情三月初在美国西岸城市西雅图发生感染案例和死亡案例之后，全美国各州开始渐次进入紧急状态。总部设在西雅图的亚马逊公司更是早早在疫情出现之初就在二月底宣布取消员工国内外的出差计划，不管原来因为公务要去什么地方，在三月底之前，这些公务差旅全部延期或取消，或者改为在网上进行。同样位于西雅图的华盛顿大学和三月初出现确诊病例的斯坦福大学也很快宣布全校改为网上授课。三月六日，美国东岸城市波士顿也传出社区群聚感染，于是当地的麻省理工学院立刻决定停止或延后今年五月十五日之前所有规模超过五十人的集会和活动。随着疫情在美国快速蔓延开来，到了三月中旬，几乎多数的美国大学、企业、政府机关，以及中小学都开始大规模推行在家工作或在家上课。有些地方甚至要求容易吸引人潮的赌场、酒吧等营业场所停止营业。在我居住的马里兰州（Maryland），甚至限定餐馆只能提供外卖或外送服务。不过，由于只经营外卖对很多餐馆来说不敷成本，所以很多业主索性暂停营业，连外卖也不做了。

突发事件&业务连续性

在疫情暴发后的这段时间里，业务连续性（Business Continuity）这个词开始大量出现在媒体甚至各个稍有规模的组织里面。业务连续性的概念其实很简单，就是在发生突发事件的时候，如何能够让企业或组织的业务继续下去，让突发事件造成的影响最小化。当然突发事件不见得都会对企业营运造成负面的影响，就以最近的国际原油价格战来说，它也是一种突发事件，但是这对大多数的企业来说并不是坏消息，甚至还能够提高公司的短期获利。但是业务连续性或者业务连续性计划所关注的基本上是大型疫情或者大规模天然灾害这类负面的情况。

就以我任教的学校来说，虽然我们在三月第一周才放了春假，但是三月九日马里兰州出现本地社区感染迹象之后，三月十日学校就宣布从三月十一日起停课一周，并且从三月十八日起开始全面线上授课两个星期。在这段时间里，学校的宿舍要尽量清空，让学生搬回家三个星期，以避免在校园内发生社区感染。在停课的这段期间，所有的业务主管每天开会，各系及学院也不断和学校资讯部门合作，目标是在七天之内把所有面授的教学内容转变成线上教学。另外，原本在国外进行移动教学或者交换的学生有相当一部分也因为国外的校园关闭而只能回国。回到美国以后他们课程的衔接也是一大问题。

同样面临疫情，一样在马里兰州，那些中小型企业要做到业务连续不中断就面临比较大的挑战了。尽管所有的企业主都知道在这个时候应该减少人和人接触的机会，并且做好基本卫生习惯来减少病毒传播的机会，但是，要执行起来有困难。举例来说，这一星期以来很多中大型企业都开始鼓励，甚至要求员工在家工作。但是很多本地中小型企业平常对业务连续性这件事准备得并不充足，甚至不太关注。因此一旦碰上最近发生的这种突发状况，他们的应变措施就显得漏洞百出。尽管有一部分是平时资源配置的因素，但是中小企业市场和业务范围的局限也是一个很重要的因素。举例来说，在美国各州政府开始鼓励大家在家工作之后，一些非紧急或非必要的政府机关也改成在家工作。各地受州政府管辖的地方法院和上诉法院都宣布暂时停止非必要的活动（non-essential judicial activities）。虽然说理论上法院还可以开庭，但是所有支援开庭的会议以及书记工作都暂停。因为前置作业无法进行，很多律师和法官的会议以及辩论庭都得延期。虽然这些工作并不是取消了，但是对很多中小型律师事务所来说，这段暂停的时间也等于没有收入。事务所内部的员工固然可以用网络会议或交办各项事务，但是由于司法程序没有办法完全网络化，因此在法院恢复正常运作之前，事务所的律师和职员很难延续目前进行的业务。

家族办公室的业务连续性

在面对内外部营运环境条件剧烈变化的时候，家族企业一样会需要维持业务的连续运作。不过，在媒体及公众的讨论中大家一般比较少关注到家族办公室（Family Office）的连续性。由于家族办公室并不是一个大多数人熟悉的概念，因此这个话题落在大众媒体关注的范围之外就不是什么令人意外的事。除此之外，家族办公室又有两个不同的类型。一个是由金融机构提供，以投资为主的家族财富管理服务。这里所讲的金融机构多半是银行或者大型基金，但是也包括会计师事务所以及券商。这一类的家族办公室大致上都有不止一个家族客户，他们也常常自称是为高端客户提供顶级的财富管理服务，同时也为客户提供特别的家族服务。这一类的家族办公室通常也叫作多家族办公室（Multi-Family Office 或 MFO）。由于经营多家族办公室的公司通常很有规模，所以他们平常在业务连续性的投入上就会比较有计划。除此之外，这类家族办公室的核心业务还是在投资理财，因此只要财富管理业务正常运作，家族办公室业务大概就不会有太多影响。今年一月到笔者截稿时的三月下旬，即使疫情在世界各地扩散，很多地方都开始用隔离或在家上班等方式控制病毒的传播，但是即使是社区感染比较严重的意大利、西班牙，或者美国旧金山和纽约市等等地方都没有发生金融机构无法运作的情况。全球股市虽然受到很大的影响，但是各地的市场依然正常交易。从这些侧面观察来看，多家族办公室的业务连续性应该没有遇到太大的困难。

相对于多家族办公室可以靠大型组织在背后支撑，家族办公室的另外一种类型，单一家族办公室（Single Family Office）可能在业务连续性这个部分就得像中小企业一般全部靠自己了。单一家族办公室，就如同字面上的意义，通常是只为一个家族服务的。由于服务对象很单一，因此这种家族办公室可以完全为家族客户提供百分之百定制化服务。不过，客户对象单一并不表示业务内容单纯。事实上，由于会不惜成本成立单一家族办公室的家族通常家族成员人数比较多，或者家族资产规模比较庞大而且复杂，又或者是想保有更多隐私，但是同时也喜欢家族办公室的便利，因此才决定通过单一家族办公室为自己家族成员提供定制服务。

然而，单一家族办公室固然在平时能够满足家族的需要，但是它的缺点就是人力的规模通常不大。很多单一家族办公室虽然管理的资产很多，但是平常可能都是交由一个专业经理人来管理。由于资讯及通讯技术的发达，一个经理人可以通过电脑管理规模非常大的资产。至于其他包括食、衣、住、行、教育、旅游等家族服务也可以经由委托外包的方式来达成。但是，就如同中小企业一样，如果其他提供服务的契约商因为疫情无法营业，那么家族办公室的运作也会受到限制。举例来说，在某些国家和地区的家族办公室会为家族成员提供人身安全的服务。他们雇用的保镖通常也必须获得家族成员信任。但是如果因为有受到感染的疑虑而使得平常合作的安全人员必须被隔离，那么家族办公室也必须很快找到可以信任的替代人选，或者找到其他保护人身安全的方案。这些问题理论上都不是不能解决的问题，但是在大规模的疫情这类重大事件发生的时候就很难在短时间找到替代方案。当然，如果说家族办公室和家族成员在平时就对这种突发事件做好规划，那么要让家族办公室的业务能够连续不中断并不是一件太困难的事。